Mijn eerste vragen aan een werkgever zijn altijd: Vindt u sociale zekerheid een leuk onderwerp? en: Zijn verzuimbeleid en verzuimbegeleiding uw favoriete bezigheid? Voor mij is het antwoord op beide vragen een volmondig ja! Verder ben ik bestuurslid van de Beroepsfederatie RADI en docent duurzame inzetbaarheid bij het NIDI. Ik ondersteun dan ook veel werkgevers en HR-professionals met hun duurzaam inzetbaarheidsbeleid voor de medewerkers.
Beheers verzuim en beperk de kosten
Beheers verzuim en beperk de kosten
Dit artikel is geschreven als hand-out van het verzuim seminar dat is gehouden door VLC & Partners en Holla legal & Tax op 15 juni 2023.
Goed nieuws voor werkgevers: 85 procent van het verzuim is beïnvloedbaar. Investeren in duurzame inzetbaarheid levert dan ook aantoonbaar rendement op, legt VLC-consultant Daniël Rijnbeek uit. Maar wat als een medewerker toch langdurig uitvalt? Wees dan alert tijdens het re-integratietraject, vertelt advocate Harriët Strik. Wie de valkuilen omzeilt, voorkomt een prijzige loonsanctie.
‘Het langdurig verzuim loopt schrikbarend snel op in Nederland’, zegt Daniël Rijnbeek, consultant bij VLC & Partners. ‘De laatste jaren zien we dat jonge medewerkers een grote risicogroep zijn geworden, vooral voor verzuim om psychische redenen. Tegelijk stijgt de gemiddelde leeftijd van de beroepsbevolking, en onder de groep 55+’ers is het risico op uitval nu eenmaal hoger.’
Overtuigende businesscase
Verzuim is dan ook bij veel bedrijven een aandachtspunt, ziet Rijnbeek. ‘We merken dat HR-medewerkers aan de slag willen met duurzame inzetbaarheid, om hun medewerkers a gezond en fit te houden. Voorkomen is immers beter dan genezen. Wel worstelen ze om het juiste beleid te bepalen, én om er budget voor te krijgen van een kritische CFO. Het is dan nodig om helder te krijgen hoeveel die inspanningen aan de achterkant opleveren. Gelukkig is er een overtuigende businesscase te maken voor investeringen in de medewerkers. De return on investment is groot.’
Het échte verzuimcijfer
Het verzuimpercentage van een bedrijf vertelt nog niet het hele verhaal. Rijnbeek: ‘Je kunt dit getal gerust verdubbelen om een beeld te krijgen van het reële verzuim. Want 50 procent daarvan bestaat uit ‘roze verzuim’: mensen die wel naar hun werk komen, maar er mentaal niet helemaal bij zijn. Bijvoorbeeld door gezondheidsklachten, werkdruk, ruzie thuis, financiële stress of een arbeidsconflict. De concentratie is zwak, de productiviteit laag. Ook liggen er fouten, ongelukken en gemiste saleskansen op de loer. Dit vormt een enorme kostenpost, die grotendeels buiten het zicht van de werkgever ligt.’
Veel invloed mogelijk
‘Boven op dit roze verzuim komt nog 30 procent grijs verzuim. Hierbij neemt een werknemer meer verlof op dan nodig is, of meldt zich ziek wegens mantelzorg of een ziek kind. Ook kampen bedrijven gemiddeld met 5 procent frauduleus zwart verzuim: iemand meldt zich ziek om simpelweg vrij te hebben. De overgebleven 15 procent bestaat uit wit verzuim, waarbij iemand een goede medische reden heeft om niet te werken. Mijn stelling is daarom dat maar liefst 85 procent van het verzuim beïnvloedbaar is. En dat is goed nieuws voor werkgevers.’
Uitval voorkomen
Een veelzeggend voorbeeld is dat in Nederland één op de vijf werknemers last heeft van burn-outklachten. ‘Van die groep is driekwart nog gewoon aan het werk. Die vallen dus al in het roze verzuim en lopen een risico om langdurig ziek te worden. Het is heel waardevol om deze mensen in het bedrijf te identificeren, zodat je die actief kan begeleiden om uitval te voorkomen. Breng ook dat de groep 55+’ers goed in kaart en begeleid hen gezond naar hun pensioen. Bijvoorbeeld door het Generatiepact in te zetten. Een zinvolle investering, want er zijn grote financiële belangen om te voorkomen dat oudere werknemers vóór hun pensioen uitvallen.’
De investering meer dan waard
Zo kan het dus flink lonen om te investeren in de gezondheid en vitaliteit van medewerkers, benadrukt Rijnbeek. ‘Volgens internationaal onderzoeksbureau Gallup kan elke geïnvesteerde euro binnen twee jaar zo’n vijf euro aan rendement opleveren. Die winst zit hem vooral in het voorkomen van langdurig verzuim, maar ook in een hogere productiviteit en minder fouten. Bovendien: door vanaf indiensttreding meer aandacht te besteden aan medewerkers – dat noemen we ‘amplitie’ – krijgt ook hun enthousiasme en betrokkenheid een boost. En dat vertaalt zich weer in loyaliteit en minder verloop. Werkgevers die hun omzet willen vergroten, doen er dus goed aan om het verzuim te laten dalen. Dat levert al meteen een mooie winststijging op, met minder inspanning.’
Heldere risico’s, passende maatregelen
Hoe kan een werkgever gericht aan de slag gaan met duurzame inzetbaarheid? ‘Dat is waar veel bedrijven mee worstelen. VLC & Partners heeft daarom een model ontwikkeld dat algemene data over verzuim in Nederland combineert met de basisgegevens die een werkgever van elke medewerker heeft. Met de uitkomsten ligt er een ideaal startpunt voor beleid: waar kun je het beste in investeren, op welke manier, wat kost het en wat levert het op? Met die inzichten kan HR ook Finance meenemen in nut en noodzaak van de investering in duurzame inzetbaarheid.’
De valkuilen bij re-integratie
Hoeveel een werkgever ook inzet op amplitie en preventie, verzuim is nooit volledig te voorkomen. En zeker als iemand langdurig uitvalt, is dat een dure kwestie, benadrukt
Harriët Strik, arbeidsrechtadvocaat bij Holla legal en tax. ‘Van de loonkosten en vervangingskosten tot omzetverlies en allerlei kosten voor ingeschakelde organisaties. Alles bij elkaar kan een langdurig zieke werknemer zo’n 400 euro per dag kosten, en dus zo’n 8000 euro per maand.’
Tijdens het re-integratietraject ligt er voor de werkgever bovendien een serieus financieel risico op de loer: de loonsanctie. ‘Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het reintegratietraject. Als het UWV tijdens de poortwachtertoets na twee jaar oordeelt dat de werkgever zich onvoldoende heeft ingezet voor een goede re-integratie, dan kan er een loonsanctie volgen. De werkgever betaalt dan nog een extra jaar het loon door. Dat kan enorm in de papieren lopen, dus is dit iets om absoluut te vermijden.’
Maak het verzuimdossier poortwachterproof
Allereerst is het zaak om te voldoen aan alle formele eisen aan het re-integratiedossier, bijvoorbeeld de probleemanalyse, het plan van aanpak en het uiteindelijke verslag. ‘Maar als het misgaat bij een re-integratie’, legt Strik uit, ‘dan is dat meestal aan de inhoudelijke kant: het UWV oordeelt dan dat de werkgever onvoldoende inspanning heeft geleverd om de werknemer te re-integreren.’
Dit zijn volgens Strik de belangrijkste valkuilen om te vermijden en zo een loonsanctie te voorkomen:
Spoor 1 te vroeg afsluiten of niet heropenen
Strik: ‘Dit kan gebeuren als een werknemer bijvoorbeeld telkens vruchteloos probeert het eigen werk opnieuw op te pakken. Dan kan de werkgever besluiten om maar te stoppen met die pogingen en andere oplossingen te zoeken. Maar dit keurt het UWV niet goed. Want in de loop van de tijd kunnen beperkingen afnemen en kan de belastbaarheid groeien. Het is dus belangrijk om in overleg met de arbeidskundige te blijven peilen of er mogelijkheden ontstaan voor spoor 1.’
Spoor 2 te laat inzetten
‘Een typisch scenario is dat de zieke werknemer na ongeveer een jaar verzuim alweer aardig op weg is om te re-integreren binnen spoor 1. De werkgever besluit daarom om zich de kosten te besparen voor spoor 2. Maar dat is een groot risico. Want als de werknemer in het tweede jaar alsnog volledig uitvalt, is spoor 2 te laat gestart en valt er een loonsanctie te verwachten.’
De bedrijfsarts ziet ‘geen benutbare mogelijkheden’
‘Ziet de bedrijfsarts langdurig geen enkele benutbare mogelijkheden voor de zieke medewerker? Let dan goed op. Want er is altijd het risico dat de verzekeringsarts achteraf wél vindt dat er mogelijkheden waren. Vraag dus in zo’n situatie tijdig een deskundigenoordeel aan bij het UWV. Op die manier wordt het UWV medeverantwoordelijk voor het dossier.’
Alleen tijdelijke en bovenformatieve inzet
‘Dit gebeurt veel in bijvoorbeeld de zorgsector. De re-integrerende werknemer hopt van het ene tijdelijke traject in het andere, zonder dat er een structurele re-integratieplek ontstaat. Het UWV kan dan een loonsanctie opleggen omdat het vindt dat er kansen zijn gemist. Zorg daarom dat iemand duurzaam en doelgericht kan re-integreren, volgens een duidelijk pad.’
Te afwachtende houding
‘Een werkgever moet niet in de val trappen om te afwachtend te zijn, iets wat vooral een gevaar is bij een zieke werknemer die niet goed meewerkt aan het traject. De eis is dat de werkgever de wettelijke middelen inzet om een werknemer aan te sporen tot re-integreren. Die middelen zijn een loonopschorting en eventueel zelfs een loonstopzetting.’
Wat als er toch een loonsanctie komt?
Een werkgever kan via een bezwaarprocedure proberen de loonsanctie van tafel te krijgen. Of via een bekortingsverzoek de duur ervan verkleinen. ‘Laat wel eerst door een jurist beoordelen of dit kansrijk is’, adviseert Strik, ‘om onnodige kosten te voorkomen.’
Een andere mogelijkheid is om een derde partij aansprakelijk te stellen, zoals een arbodienst of re-integratiebureau. ‘Wel moet de werkgever dan aantonen dat alles gedaan is om de financiële schade te beperken. Daar hoort ook een bezwaarprocedure bij. Maar let op: een werkgever is primair verantwoordelijk voor het hele re-integratietraject, dus ook voor de ingeschakelde partijen. Is er twijfel over het functioneren daarvan? Roep er dan altijd meteen een deskundige bij. Dat kan veel narigheid voorkomen.’
Meer informatie?
